信息管理系统的发展和在企业中的应用

信息管理系统的发展和在企业中的应用
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信息管理是指在整个管理过程中,人们收 集、加工和输入、输出的信息的总称.信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存.
　　信息收集就是对原始信息的获取.信息传输是信息在时间和空间上的转移,因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用.信息加工包括信息形式的变换和信息内容的处理.信息的形式变换是指在信息传输过程中,通过变换载体,使信息准确地传输给接收者.信息的内容处理是指对原始信息进行加工整理,深入揭示信息的内容.经过信息内容的处理,输入的信息才能变成所需要的信息,才能被适时有效地利用.信息送到使用者手中,有的并非使用完后就无用了,有的还需留做事后的参考和保留,这就是信息储存.通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西,也可以重复使用.
　　信息管理的分类
　　1.按管理层次分类
　　宏观信息管理、中观信息管理、微观信息管理.
　　2.按管理性质分类
　　信息生产管理、信息组织管理、信息系统管理、信息产业管理、信息市场管理等.
　　3.按应用范围分类
　　企业信息管理、政务信息管理、商务信息管理、公共事业信息管理等.
　　4.按管理手段分类
　　手工信息管理、信息技术管理、信息资源管理等.
　　5.按信息内容分类
　　经济信息管理、科技信息管理、教育信息管理、军事信息管理等.
　　信息管理的任务
　　要对信息进行有效的管理,就要对信息进行科学的分类.
　　（一）按组织不同层次的要求,可以将信息分为计划信息、控制信息作业信息.
　　1.计划信息.这种信息与最高管理层的计划工作任务有关,即与确定织在一定时期的目标、制订战略和政策、制订规划、合理地分配资源有关.
　　这种信息主要来自外部环境,诸如当前的和未来的经济形势的分析预测料、资源的可获量、市场和竞争对手的发展动向,以及政府政策及政治情的变化等.
　　2.控制信息.这种信息与中层管理部门的职能工作有关.它帮助职能门制定组织内部的计划,并使之有可能检查实施效果是否符合计划目标.制信息主要来自组织的内部.
　　3.作业信息.这种信息与组织的日常管理活动和业务活动有关,例如计信息、库存信息、生产进度信息.质量和废品率信息、产量信息等.这信息来自组织的内部,基层主管人员是这种信息的主要使用者.
　　（二）按信息的稳定性,可以将信息分为固定信息和流动信息两种类型.
　　1.固定信息,是指具有相对稳定性的信息,在一段时间内,可以供各管理工作重复使用,不发生质的变化.它是组织或企业一切计划和组织工的重要依据.以企业为例,固定信息主要由三部分组成：
　　（1）定额标准信息.它包括产品的结构、工艺文件、各类劳动定额,料消耗定额、工时定额、各种标准报表、各类台帐等.
　　（2）计划合同信息.它包括计划指标体系和合同文件等.
　　（3）查询信息.属于这种信息的有：国际标准、国家标准、专业标准企业标准、产品和原材料价目表、设备档案、人事档案、固定资产档案等.
　　2.流动信息.又称为作业统计信息,它是反映生产经营活动实际进程实际状态的信息,是随着生产经营活动的进展不断更新的.因此,这类信时间性较强,一般只具有一次性使用价值.但及时收集这类信息,并与计指标进行比较,是控制和评价企业生产经营活动,不失时机地揭示和克服弱环节的重要手段.
　　一般来说,固定信息约占企业管理系统中周转的总信息量的75％,整企业管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理.因此,无论现行管理系统的整顿工作,还是应用现代化手段的计算机管理系统的建立,
　　一般都是从组织和建立固定信息文件开始的.
　　有人形容当今的时代特点是“信息爆炸”.的确,信息的大量增加,计划工作人员和各级主管人员带来了沉重的负担,甚至产生了适得其反的用.大多数主管人员的抱怨都集中在以下几方面：
　　（1）类型不对的信息大多,合乎要求的信息不足.
　　（2）信息被分散存贮于组织的各个单位,以至要使用它们对极简单的题给出答案都很困难.
　　（3）查询极不方便.
　　（4）一些重要的信息经常不能及时送达需要它的主管人员手中.
　　（5）数据大多,有用的信息太少.就是说,对大量数据的加工、提炼处理工作,远远不能满足主管人员的要求.
　　管理实践表明,要提高计划工作的水平,要提高整个管理工作的效率效果,就必须对信息进行有效的管理.信息管理的主要任务是：识别使用的信息需要,对数据进行收集、加工、存贮和检索,对信息的传递加以计划,
　　将数据转换为信息,并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供给组织各级主管人员以及其他相关人员.这是一项艰巨的、浩繁的任务.计算机的管理信息系统的建立,为完成这一任务提供了强有力的手段.
　　“管理信息系统”（Management Information System,缩写为MIS）,就是向组织内各级主管部门（人员）、其他相关人员,以及组织外的有关门（人员）提供信息的系统.更具体他说,我们可以把管理信息系统的定表述如下：管理信息系统是一种由许多个人、各种机械装置以及有关程序组成的用以从内源和外源两方面提供有关信息的结构性综合体.它通过提作为决策依据的统一的信息来为一个组织的计划工作、组织工作、人员配备指导与领导工作、控制工作,以及日常的作业服务.一个管理信息系统应向主管部门提供四种主要的信息服务：确定信息需要、搜集信息、处理信息使用信息.
　　考查一下管理信息系统的不同发展阶段及其对管理决策和组织结构的影响是很有意义的.由此我们不仅可以看到计划工作的重点日益集中在决上,而且可以看到,影响组织结构的主要因素,除了目标与战略、工艺和术、环境和人际关系以外,还有信息管理方式和手段的因素.管理信息系的发展是与计算机技术的发展密切相关的.自从1946 年美国宾夕法尼亚大穆尔工学院研制成功世界上第一台电子计算机（ENIAC）以来,计算机技术经历了四代革新.与此相应的,管理信息系统的发展也大体经历了四个阶段.
　　第一阶段（1953—1958 年）.第一代计算机开始进入大企业.大企业计算机看作企业先进的标志,当时流行的观念认为：要先进,就得有计算机.
　　这一代计算机的硬件是由电子管和磁带记录器组成的,软件很少,因而功有限,多用于企业的财会部门,从事单项数据处理.第一代计算机对管理策和企业组织结构的影响还是潜在的.
　　第二阶段（1958—1966 年）.计算机技术进入了第二代,晶体管代替电子管,磁芯存贮器取代了磁带存贮器,计算机的内存扩展了,运算速度快了,输入—输出功能更强了,特别是软件的进步是这一代计算机的重要志.第二代计算机在管理应用方面最显著的成果是发展了联机系统,例如空公司预订机票系统、旅馆预订房间系统以及股票市场行情系统等.管理息系统的发展开始进入数据的综合处理阶段.第二代计算机对组织的影响要是开始改变中层事务管理的方式,原有的大量核算、登帐、查找、统计报表等工作逐步交由计算机来完成.但业务人员并未因此而大量减少,多情况反而增加了业务人员,例如系统分析人员、程序设计人员、数据录入员和计算机维护人员等.