【商务英语】要写英语报告书,怎么办?

【商务英语】要写英语报告书,怎么办?

在同辈的,亲朋好友或是同事间可以直呼起名,但是如果是你的上级或是长辈,最好使用头衔比如：Mr.Smith,Thank you for your enquiry / e-mail.（谢谢你的提问/邮件.） 这是一句通常正文的开头.在商务邮件中,虽然看信者不一定会仔细的注意你的语法.但是也应减少拼法,文法及内容等错误.以免引起误解.以快速取胜的邮件,更重要的是避免错误信息流出.以下列举常见错误：很多人常犯的错误是把e-mail写成复数e-mails或an e-mail.mail是信件和名信片的总称,故为不可数名词.如果需要可以加上message之类的单词.变成：send me an e-mail message 或者 send me an e-mail letter来表示 .另外不要忘了"internet"要加"the",是表示世界上独一无二的专有名词.经常是大写并加the.例如：discuss on the Internet 等.还有一些错误句子："Thank you for these information." "I need to improve my vocabularies." "Let's discuss about it later." 等应分别改成this ,vocabulary,discuss it.商务电子文件不同一般的信件,只叙述重点和相关事情.因此简洁是最重要的,尤其是在电子布告栏中的使用.比如：
To put you in the picture regarding silk carpets,we would like to give you the following information.（为了让你了解有关绒毯的情况,我们提供下述情况.）报告书的目的就是为了提供资料,汇报情况.报告的正文开头一般用一段话概括基本情况,点出依据和原因,然后用“现将有关概况报告如下” 的来承上启下起主干部分.或者像上句"we would like to give you the following information"来引出下面的内容.如果分支有好几点,希望可以分段用数字或(●)来表示.让人一目了然.电子邮件的英语虽然不是很正式,但是也绝对不能没礼貌,这是沟通的原则.使用婉转表达方法对于由礼貌地沟通起到较好的效果.例如对事情无法断言可以采取保留的态度,具体的方法是以：I think …… I wonder if ……等起头.使用否定句会比肯定句委婉.比如 Will you …Won’t you…?Could you 比Can you 更好.再者注重简洁的电子邮件不喜欢过于婉转,因此表示适当的礼貌和恰当的长度就可以了.商务信件简洁明了,姓尾客套话常常只须一个词,如美式英语常用"Thanks:"Best","regards","sincerely",英式英语则为 "yours truly","yours sincerely","Best wishes".称呼和正文之间、段落之间,正文和结尾客套话之间一般空一行,开头无需空格.
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